Al navegar en el mundo de EVAA por primera vez, es probable que encuentres términos o conceptos que no te sean tan familiares; por esta razón, nos dimos a la tarea de construir este glosario que ahondará en cada uno de ellos.

Nota: Te recordamos que también contamos con una sección que explica la simbología que guarda EVAA en todas sus pantallas, consulta esta sección en Símbolos de EVAA.

¿Qué es una Encuesta? 

Este es el término más importante de nuestro sistema por obvias razones :), aquí te compartimos la definición literal:

Es un procedimiento de investigación, dentro de los diseños de investigación descriptivos (no experimentales) en el que el investigador busca recopilar datos por medio de un cuestionario previamente diseñado o una entrevista a alguien, sin modificar el entorno ni el fenómeno donde se recoge la información …

Para EVAA, una encuesta puede contener una pregunta o varias y se aplica / envía de diferentes maneras con el objetivo de recoger información y presentarte resultados.

Una vez que aplicas o envías una encuesta, ésta no puede ser modificada ni tampoco podrás utilizarla como base para otra encuesta (Las encuestas no se pueden copiar). Por lo anterior, te recomendamos que siempre comiences construyendo una Plantilla que servirá como “Borrador” para tu encuesta.

Es importante mencionar que el “Nombre de la Encuesta” es la llave primaria dentro de EVAA, por lo tanto, no pueden existir 2 encuestas con nombres similares.

¿Qué es una Plantilla? 

Una plantilla como su nombre lo indica es básicamente un instrumento que sirve como “Draft” o “Borrador” de una encuesta. Una vez que termines de construir una plantilla, el sistema te permitirá editar, copiar, enviar una encuesta basada en esa plantilla o eliminar dicha plantilla.  Si decides que tu plantilla esta lista para ser enviada o aplicada como encuesta, el sistema validará el nombre de la misma; si previamente habías enviado o aplicado una encuesta con ese mismo nombre, el sistema te pedirá que ingreses el nombre de la nueva encuesta que quieres enviar, de lo contrario simplemente te llevará a la pantalla de Envío para que puedas programar el mismo.

En términos prácticos, toda plantilla que es enviada se convierte en una encuesta.

A diferencia de las Encuestas, en Plantillas el nombre no funciona como llave única; por lo tanto, podrás tener varias plantillas con el mismo nombre sin ningún problema. También podrás editar, copiar, eliminar o enviar la plantilla en cualquier momento.

¿Qué es el campo de Descripción de una encuesta?

Supongamos que envías una misma encuesta varias veces. ¿Cómo distinguirías esos envíos si la encuesta se llama exactamente igual? Si estas pensando que la fecha y hora en que enviaste/aplicaste esa encuesta te ayudará a resolver esta duda, estas en lo correcto. Pero estamos seguros que ese dato lo podrás olvidar fácilmente; por esa razón, decidimos agregar un campo adicional llamado “Descripción”. El campo “Descripción” aparece únicamente al momento de hacer el envío de una encuesta (dentro del Paso 1 del proceso de envío, justo abajo del nombre de la encuesta) y funciona como un segundo identificador de esa encuesta.

Ya decíamos que la llave principal de una encuesta es el “Nombre de la Encuesta”, pues bien, la “Descripción” te servirá para identificar algún detalle fino de ese envío particular.

Por default, el sistema pondrá en el campo de “Descripción” la fecha y hora en la que decides enviar la encuesta, pero lo puedes cambiar como mejor te convenga.

Por ejemplo:

Nombre: Encuesta de Calidad, Descripción: Encuesta del mes de Septiembre

Nombre: Encuesta de Calidad, Descripción: Sucursal Norte

¿Qué son los Tags?

Los Tags (palabras), al igual que el campo de “Descripción” funcionan como un tercer identificador de una encuesta. Los Tags no aparecen en la mayoría del sistema, pero te serán útiles al momento de buscar una encuesta a la que le hayas asignado uno o varios Tags (palabras).

En la parte superior de la pantalla de EVAA encontrarás un campo que dice Búsqueda, ahí podrás buscar encuestas, plantillas o tags y podrás ubicar rápidamente esas encuestas o plantillas que contengan el Tag que estas buscando.

Los Tags los puedes asignar al momento de Enviar una encuesta dentro del Paso 1 del proceso de envío.

¿Qué es un Usuario?

Los usuarios son aquellas personas que utilizan el sistema de manera regular y que cuentan con un usuario y contraseña para acceder al sistema vía www.evaa.mx > Login

¿Qué son los Niveles?

Es importante mencionar que EVAA por default te mostrará un nivel llamado “General”, el cual no podrá eliminarse. Si no utilizas niveles para operar EVAA, recuerda que todos tus usuarios y encuestados pertenecerán a éste nivel.

Los niveles son una funcionalidad muy interesante dentro de EVAA, continua leyendo y descubre para que te puede ayudar esta funcionalidad:

1. Por un lado funcionan como un segundo nivel de permisos para determinar la actividad que puede consultar un usuario. Si tu organización cuenta con 2 o más usuarios, dependiendo del nivel al que pertenezca un usuario podrá o no ver la actividad de otro. Si un usuario pertenece a un nivel superior, podrá ver la actividad de esos usuarios que dependen de el (ver ejemplo más adelante).

2. Te permite estructurar la base de datos de encuestados (Lista de encuestados) de tal forma que dependiendo de como armes los niveles (organigrama) de tu empresa, podrás ver listados por nivel y así invitar (encuestar) solamente a aquellos encuestados que pertenezcan al nivel que estas seleccionado. Dicho nivel pudiera ser Estado, Ciudad, Área, Puesto, Departamento, Sucursal o como tu lo determines (Ver ejemplo más adelante).

Hagamos un ejemplo. El “Super Administrador” quien es el que se suscribió al servicio de EVAA puede ver todo lo que los otros usuarios hacen dentro del sistema. Pero los otros usuarios verán solamente sus encuestas a menos que de el o ellos dependa otro(s) usuario(s) asignado a uno o varios niveles inferiores.

Revisa la siguiente estructura de Niveles:

Ejemplo-Niveles

Como puedes ver, el ejemplo muestra un nivel superior llamado “EVAA” (pensemos que es el nombre de tu empresa, negocio, etc) y por debajo de ese nivel vemos 3 niveles (Zona Norte, Sucursal Centro y Sucursal Sur) que comparten la misma jerarquía al depender de éste nivel y sólo uno de ellos, el llamado “Zona Norte”, cuenta con otros dos niveles que dependen de él: “Sucursal A” y “Sucursal B”.

Ahora vamos a suponer que tú eres el director general de “EVAA”, para representar esto, tu usuario debería de estar asignado a este Nivel. Abajo de tu puesto existen 3 gerentes que te reportan directamente (Zona Norte, Sucursal Centro y Sucursal Sur) y sólo a uno de tus gerentes (Zona Norte) le reportan otras dos personas (Sucursal A y B).

Recuerda que un usuario puede pertenecer a uno o varios niveles. No hay límite.

En términos prácticos, tú como “Super Administrador” y Director General perteneciente al Nivel más alto (EVAA) podrás ver toda la actividad de los usuarios que estén asignados a los niveles inferiores. De la misma forma, el usuario que está asignado a la Zona Norte podrá ver la actividad de los usuarios asignados a los niveles “Sucursal A y Sucursal B”, pero aquí esta la clave:

Los usuarios asignados a los niveles “Zona Norte, Sucursal Centro y Sucursal Sur” no podrán ver la actividad entre ellos pues su nivel jerárquico es el mismo y por lo tanto no comparten información.

Ahora veamos como funcionan los niveles para efectos de los listados o vistas por Niveles.

La base de datos de tus encuestados, lo que nosotros llamamos “Lista de Encuestados”, funciona de la misma manera. Cada encuestado que registres tú o cualquiera de tus usuarios dentro de EVAA, deberá de estar asignado a un nivel. Una vez que estas invitando / aplicando una encuesta, el sistema te permite ordenar los listados ya sea por listado general (Muestra todos los usuarios o encuestados en una lista) o bien por niveles icon-niveles . Si le das click al ícono de Niveles, podrás ver que el sistema te presenta la estructura de Niveles que configuraste. Al darle click en cualquier nivel, el sistema sólo mostrará aquellos encuestados o usuarios que pertenezcan a ese nivel. Al hacer esto, el sistema te permite identificar de manera rápida a todos aquellos encuestados que estan asignados a dicho nivel para que puedas invitarlos a responder una encuesta.

Para poder ver la lista de usuarios o encuestados desde cualquier nivel particular, es necesario que des click en Users. Después deberás de dar click en la flecha para poder pasarlos al lado derecho y formar tu lista de encuestados. Si das click en la flecha superior, invitarás a todos los usuarios o encuestados que pertenecen a ese nivel, si das click en la flecha del encuestado o usuario, sólo estarás haciendo una invitación personal a esa persona.

¿Qué es una Lista de Correos?

EVAA te permite tener una base de datos de correos electrónicos para que puedas hacer invitaciones masivas para que respondan tu encuesta. Una forma de organizar esta base de datos de correos es vía Listas de Correos. Si lo prefieres, puedes configurar cuantas Listas de Correo gustes, de lo contrario, sólo tendrás una lista llamada “General” donde estarán todos los correos.

¿Qué es la Lista de Encuestados?

La “Lista de Encuestados” como su nombre lo indica, es una base de datos de personas a las que en un momento dado quisieras encuestar. Cada uno de tu encuestados deberá de pertenecer a un nivel, si tomaste la decisión de no utilizar niveles, entonces todos deberán de estar ligados al nivel por Default llamado “General”.

Cada encuestado puede o no tener un “Jefe” asignado; si tomaste la decisión de indicar la estructura de tu organización vía los niveles y a cada encuestados asignarle su “Jefe”, entonces podrás hacer encuestas de evalulación de empleado donde el “Jefe” evaluará a cada uno de sus subordinados. Lo anterior es posible hacerlo vía el tipo de envío llamado “Evaluación de Empleado”.

¿Qué son las encuestas pendientes por enviar?

¿Te imaginas perder todo el esfuerzo que pusiste para construir una encuesta justo antes de enviarla porque tu conexión a internet falló? Este listado de encuestas por enviar es precisamente tu mejor amigo en estas situaciones. Si por alguna razón perdiste la conexión con el servicio de EVAA y estas preocupado(a) porque no guardaste la encuesta que estabas construyendo, no te preocupes, aquí podrás encontrarla. También aparecerán aquí todas las encuestas a las que les diste “Click” en enviar y por alguna razón decidiste no enviarlas.

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